User Tools

Site Tools


w3d3officeaddin

W3D3OfficeAddin

Bakgrund

W3D3OfficeAddin är namnet på en insticksmodul till Office-paketet som är tänkt att underlätta arbetet med universitetets dokumentflödessystem DFS. Modulen är installerad på samtliga kansliets datorer, och visar sig som en extra knapp med namnet “W3D3” under menyfliken “Tillägg” i följande Office-program:

W3D3OfficeAddin gör det möjligt att direkt inifrån dessa Office-program spara dokument till DFS och arbeta med arbetsdokument ifrån DFS, utan att behöva gå omvägen med att först använda en webbläsare för att spara dokumenten lokalt.

Nedan visas hur W3D3-menyn ser ut i de olika programmen.

Word

Excel

Outlook

Powerpoint

Så här gör du

Inloggning

Första gången du använder menyalternativen i W3D3OfficeAddin kommer du att ombes logga in. Fönstret som visas ser ut som nedan.

Fyll i följande uppgifter:

  • I fältet “Sökväg:” ska följande fullständiga webbadress anges:
    https://dfs.adm.lu.se/
  • I fältet “Användarnamn:” anger du ditt Lucat-användarnamn.
  • I fältet “Lösenord:” anger du ditt Lucat-lösenord. Obs – än så länge använder DFS inte lösenorden från Lucat, men detta kommer att ändras i framtiden, och du ska därför tidigare ha fått uppmaning att under övergångsperioden ändra ditt tilldelade lösenord i DFS till detsamma som du använder i Lucat.
  • Kryssrutan “Kom ihåg inloggning” kan du med fördel kryssa för. Detta kommer att göra att du inte behöver ange dina inloggningsuppgifter påföljande gånger som du arbetar med W3D3OfficeAddin.

När alla uppgifter fyllts i bör fönstret likna nedanstående exempel. Om allt ser rätt ut, klicka på “OK” för att logga in.

Efter det att du loggat in, kan du arbeta med menyalternativen i W3D3-menyn.

Spara som handling i ärende från Outlook

Ett typiskt användningsexempel är att ett dokument som skannats in till e-post ska läggas in i ett befintligt ärende. Vi utgår därför i detta exempel från ett e-brev med en bifogad handling i Outlook. Gör så här för att lägga in handlingen i ett befintligt ärende:

  1. Markera e-postmeddelandet i Outlook.
  2. Välj menyalternativet “W3D3” → “Spara som handling i ärende i W3D3”.
  3. Du får upp ett sökfönster som liknar detta.
  4. Använd detta sökfönster för att leta reda på det aktuella ärendet. Genom att fylla i de detaljer om ärendet som du känner till, kan du begränsa mängden sökresultat.
    1. Börja med att ändra ärendeserie till den du vill söka i, exempelvis “LTH”.
    2. Känner du till diarienumret eller en del utav det, ange det i fältet för diarienummer. Du behöver då normalt inte fylla i några fler detaljer för att framgångsrikt kunna använda knappen “Sök”. Känner du inte till diarienumret, fortsätt med att fylla i fler detaljer om ärendet som du känner till.
    3. Tryck på “Sök” när du är klar.
  5. Du får nu upp en lista med ärenden som matchar din sökning. Markera rätt ärende i listan och klicka sedan på “OK”.
  6. Du får nu upp ett fönster där du ombeds fylla i fler detaljer om handlingen. Fönstret ser från början ut som i bilden nedan.
    1. Det är ofta lämpligt att redan i detta skede fylla i så många korrekta detaljer om handlingen som möjligt. Om du fyller i rätt detaljer om handlingen här, hamnar dessa uppgifter automatiskt på handlingskortet, och du slipper att manuellt ändra uppgifterna senare. Vissa fält är dock inaktiverade (gråmarkerade) som standard, och innehåller uppgifter som automatiskt plockats från e-brevet. Om du tar bort krysset från respektive kryssruta kan du själv ändra och korrigera innehållet i dessa fält, vilket rekommenderas.
      1. Vid behov, ta bort kryssrutan för “Tid och Datum” och ange korrekt datum och tid. Detta kan vara lämpligt om exempelvis dokumentet inkom ett annat datum än då det skannades in.
      2. Ta bort kryssrutan för “Riktning” och välj korrekt riktning för handlingen i rullisten.
      3. Ta bort kryssrutan för “Avsändare/Mottagare” och korrigera informationen om avsändare eller mottagare för handlingen.
      4. Välj rätt handlingstyp i rullisten för detta.
      5. Välj rätt handlingsstatus i rullisten för detta.
      6. Den text som finns under “Information” kommer att visas som en anteckning på handlingskortet. Texten “Sparat från Outlook” är normalt inte intressant, så normalt kan man ta bort denna. Har du någon speciell anteckning om handlingen som ska synas på handlingskortet kan du lägga in den här, men annars kan fältet normalt lämnas tomt.
      7. Under “Bifoga” finns flera kryssrutor som styr vilken information som automatiskt hämtats från e-brevet som ska bifogas som handlingar i ärendet. Normalt vid inskanning är man oftast bara intresserad av själva bilagan, och då är det lämpligt att bara låta kryssrutan för “Bilaga” vara markerad. Det är bara om handlingen eventuellt är inskickad direkt från en mänsklig avsändare som informationen i meddelandetexten och meddelandehuvudet eventuellt kan vara intressant att bifogas i ärendet.
      8. Informationen i fönstret, med de flesta detaljer ifyllda, kan nu likna exemplet nedan.
    2. Kontrollera nu alla uppgifterna så att de stämmer, och klicka på “OK” när du är klar. Dokumentet kommer nu att sparas som en handling i ärendet i DFS, tillsammans med de uppgifter som du har angett om handlingen.
    3. Det rekommenderas varmt att du nu dubbelkollar i själva DFS att alla uppgifter om handlingen i ärendet blev korrekta, och att dokumentet kan öppnas ifrån DFS.

Spara som handling i ärende från Word eller Excel

Om man sparar ett dokument som handling i ett ärende inifrån Word eller Excel liknar förfarandet mycket det som gäller för Outlook. Fönstret där detaljer kan fyllas i ser dock lite annorlunda ut och ser ut som i exemplet nedan. I övrigt liknar dock förfarandet det som gäller för Outlook.

Användarmanual

Support

Har du problem med DFS eller behöver hjälp med hur insticksmodulen W3D3OfficeAddin ska användas, ska du i första hand kontakta LDC:s ServiceDesk.

Misstänker du istället att problemet rör själva installationen av insticksmodulen W3D3OfficeAddin på din dator, till exempel att menyn “W3D3” mot förmodan inte visas i dina Office-program, bör du kontakta Helpdesk på kansliet.

w3d3officeaddin.txt · Last modified: 2012-04-11 20:12 by cr