User Tools

Site Tools


outlook-studentadresslista

Jag vill göra ett e-postutskick till studenter. Hur gör jag?

Bakgrund

Ibland kan man som anställd behöva göra ett e-postutskick med information till studenter som studerar vid ett visst program, årskurs, eller en kombination av flera sådana kriterier. Till hjälp för detta finns det listor över studenter från DDG som uppdateras från LADOK och som man som anställd kan använda. Denna guide beskriver hur man gör detta.

Viktigt

Tänk efter före

Tänk på att många upplever massutskick som störande. Undvik att göra massutskick i onödan. Tänk noga efter varför och till vem du vill sprida informationen. Korrekturläs helst också ditt utskick en extra gång innan du till slut bestämmer dig för att skicka det.

Ett tips kan vara att först skriva själva innehållet i brevet med informationen, och först när du är nöjd med detta till slut lägga till mottagaradresserna i brevhuvudet. På så sätt kan man undvika att av misstag skicka iväg brevet innan det är redo att skickas.

Undvik bilagor

Undvik att skicka med bifogade filer om det är möjligt, och framförallt ska stora bifogade filer helt undvikas!

Ett massutskick via e-post innebär att en stor mängd identiska kopior av ett utgående brev ska skickas ut samtidigt, och varje bifogad fil ökar varje enskilt e-brevs storlek avsevärt. Innehåller massbrevet en bifogad fil och målgruppen är hundratals eller tusentals studenter, blir därför ofta följden extremt stora mängder data som ska skickas ut samtidigt, vilket i sin tur kan få dramatiska konsekvenser.

Tänk alltså efter före om du från början till exempel tänkte bifoga ett Worddokument eller en PDF-fil i brevet. Kanske går det att skriva informationen i själva brevet, istället för att bifoga den som en separat fil, och därmed helt undvika behovet av en bilaga?

Om du absolut behöver ge mottagarna tillgång till ett separat dokument, är det ofta en mycket bättre strategi att lägga upp själva dokumentet på en webbplats, och sedan endast inkludera själva webbadressen till dokumentet i massbrevet, och hänvisa läsarna till denna webbadress. På så sätt väljer läsaren själv när denne vill hämta dokumentet, och e-postsystemen skonas. Har du ett viktigt dokument som du vill sprida, lägg därför upp det på en webbsida istället. Kontakta din webbansvarige om du behöver hjälp med detta!

Fundera över vart svaren ska gå

En bra sak att fundera på är också vart du vill att eventuella svar på ditt utskick ska dirigeras. Även om man kanske i brevet uppmanar att eventuella svar eller frågor ska skickas någon annanstans, kan man ofta utgå ifrån att en del mottagare helt enkelt kommer att välja alternativet “Svara” i sitt e-postprogram ifall de har frågor eller synpunkter.

Tänk alltså efter före vilken adress som ska stå som avsändare i brevet, om du inte är beredd att ta hand om alla svar själv. Ofta kan en eventuell funktionsadress, om du eller din grupp har tillgång till en sådan, vara praktisk att använda som avsändare på ett e-postutskick till många personer. Om du använder den möjligheten, glöm då inte att ange ditt namn i själva brevet, så att det ändå framgår vem som gjort utskicket.

Vill du veta mer om hur man kan använda funktionsadresser som avsändare i Outlook, se de separata instruktionerna för "Fältet Från". För mer info om hur man gör e-postutskick till studenter, läs vidare nedan.

Gör så här

Börja med att skriva ditt brev med information. Fyll ännu inte i någon mottagare. När du känner att informationen är redo, följ nedanstående anvisningar för att få tag i och fylla studenternas e-postadresser.

Listorna med studenternas e-postadresser finns på webben, på följande adress:

https://db.ddg.lth.se/students/

  1. Öppna ovanstående webbadress i en webbläsare, och logga sedan in med ditt användarnamn och lösenord från LUCAT.
  2. Klicka sedan vidare, och välj om du vill ha listor med samtliga studenter eller endast aktiva studenter (nyligen terminsregistrerade).
  3. Klicka därefter på det utbildningsprogram som är aktuellt.
  4. Välj om du vill ha listor som är baserade på antagningsår, kull (studieordning), eller högsta terminsregistrering.
  5. Du får nu fram en sida där de studenter som omfattas av kriterierna som valts visas. För att gå vidare, klicka på länken “Ladda bara ned de som har en e-postadress”.
  6. En dialogruta dyker upp som liknar den som visas här nedan.
    1. Välj alternativet “Öppna” om du misstänker att du inte behöver ändra eller lägga till fler studenter.
    2. Om du istället misstänker att du kommer att behöva ändra eller lägga till studenter i listan, välj istället alternativet “Spara” och spara Excel-dokumentet någonstans under “Mina dokument”. Öppna sedan dokumentet och utför de ändringar du behöver göra innan du går vidare till nästa steg.
  7. Listan med studenter visas nu i Excel. Markera nu endast den kolumn som innehåller e-postadresserna (kolumn 4) och välj “Redigera” → “Kopiera”.
  8. Återvänd nu till Outlook och det brev som du vill skicka. Se till att fältet “Hemlig kopia” visas i brevfönstret. Om det inte redan visas, välj “Visa” → “Fältet Hemlig kopia” som i bilden nedan.
  9. Klistra nu in adresserna i det fältet, genom att först se till att markören är placerad i fältet “Hemlig kopia” och genom att sedan välja “Redigera” → “Klistra in”.
  10. Vill du att svaren på utskicket ska dirigeras till en särskild gemensam funktionsadress som du eller din grupp använder, välj att visa fältet "Från" och ange funktionsadressen där. Annars kan du hoppa över detta steg.
  11. I fältet “Till” anger du antingen din egen adress, eller samma funktionsadress som i förra steget. Fältet “Till” ska alltså innehålla brevets avsändaradress. (Anledningen till detta är att många skräppostfilter reagerar om ett brev enbart innehåller dolda mottagaradresser. För att undvika detta måste alltså minst en synlig mottagaradress finnas i brevet, och då är ofta det mest praktiska alternativet att välja samma adress som avsändaradressen.)
  12. Fälten “Kopia” behöver inte fyllas i, men se till att du har angivit ett kort men beskrivande ämne för brevet, och korrekturläst all information i brevet.
  13. När du är helt säker på att all information är korrekt, klicka på knappen “Skicka”.
outlook-studentadresslista.txt · Last modified: 2015-06-15 23:23 by perf