User Tools

Site Tools


outlook-dela-kalender

Hur delar jag med mig av min kalender, och hur kommer jag åt andras delade kalendrar?

Bakgrund

Ibland kan det vara praktiskt att dela med sig av den egna kalendern i Outlook, så att andra kan komma åt att se innehållet. Nedan beskrivs hur man själv kan göra detta, samt hur man kan välja vad som ska synas, vilka som ska komma åt informationen, och vad de ska kunna göra med innehållet i kalendern.

Viktigt

Allt innehåll i kalendern kommer att som standard bli synligt för de som får tillåtelse att se i kalendern. Om du vill att en viss tid ska förbli privat och inte bli synlig för andra när du delar din kalender, måste du själv markera att tiden ska vara privat. För att göra detta, öppna tiden och kryssa i kryssrutan “Privat” längst nere till höger. Bilden nedan illustrerar vilken kryssruta som ska kryssas för om man vill markera en tid som privat.

Gör så här

Dela din kalender

  1. Öppna menyalternativet “Gå till” → “Kalender”.
  2. Klicka på länken “Dela min kalender…”, som i bilden nedan.
    • Om du istället har vyn “Mapplista” med alla mappar och kalendrar öppet i ett träd, som bilden nedan visar, högerklicka på din egen kalender och välj sedan alternativet “Delning”.
  3. Fliken “Behörighet” i fönstret “Egenskaper för Kalender” visas nu, enligt bilden nedan.
  • Om du vill låta alla andra se, men inte ändra, innehållet i din kalender, gör följande:
    1. Markera “Standard” i listan över namn, och ändra sedan värdet i fältet “Behörighetsnivå:” från “Ingen” till “Granskare”.
    2. Ändra inga andra alternativ, utan klicka sedan på knappen “OK”.
  • Om du istället vill låta alla i en viss grupp eller vissa enstaka användare se, men inte ändra, innehållet i din kalender, gör följande:
    1. Klicka på knappen “Lägg till…”.
    2. Välj den grupp eller den enstaka användare du vill välja i listan över namn och grupper, och dubbelklicka på denna post. I detta exempel använder jag gruppen “Studievägledare”, i syftet att låta alla studievägledare se kalendern.
    3. Klicka sedan på knappen OK för att stänga urvalsfönstret.
    4. Markera posten i listan över namn, och ändra sedan värdet i fältet “Behörighetsnivå:” från “Ingen” till “Granskare”.
    5. Ändra inga andra alternativ. Däremot går det bra att upprepa förfarandet ovan om du vill lägga till fler grupper eller fler enstaka användare som ska kunna läsa din kalender. När du är nöjd, klicka på knappen “OK”.
  • Om du vill låta andra lägga till poster i din kalender, gör som ovan, men ge den eller de som ska kunna lägga till behörighetsnivån “Författare” istället för “Granskare”.

Öppna någon annans delade kalender

  1. Öppna menyalternativet “Gå till” → “Kalender”.
  2. Klicka på länken “Öppna en delad kalender…”, som i bilden nedan.
  3. Fönstret “Öppna en delad kalender” visas nu, som i bilden nedan. Klicka på knappen “Namn…”.
  4. Välj den person i listan vars delade kalender du vill öppna, och dubbelklicka på personens namn.
  5. Klicka sedan på “OK”.
  6. Personens kalender dyker nu upp i listan “Andra kalendrar”. Genom att kryssa för respektive avmarkera kryssrutorna kan du nu välja vilka kalendrar du vill ha uppe samtidigt. Du kan också upprepa förfarandet ovan för att lägga till fler personers delade kalendrar.

Skapa och visa gruppscheman

Med funktionen “Gruppscheman” går det att definiera en grupp av personer, vars delade kalendrar man vill hämta uppgifter från och göra ett överskådligt tidsschema av.

  1. Öppna menyalternativet “Gå till” → “Kalender”.
  2. Öppna menyalternativet “Åtgärder” → “Visa gruppscheman…”.
  3. Fönstret “Gruppscheman” visas. Klicka på knappen “Ny…”.
  4. Fönstret “Skapa nytt gruppschema” visas. Ange ett beskrivande namn på det gruppschema du vill skapa. I detta exempel väljer jag namnet “Studievägledare”. Tryck sedan på “OK”.
  5. Schemafönstret visas. Nästa steg är att ange vilka personer vars kalendrar ska ingå i schemat. Enklast är att lägga till en hel grupp på en gång, istället för att lägga till enstaka personer en i taget. Klicka därför på knappen “Lägg till andra” och välj alternativet “Lägg till från adressbok…”, som i bilden nedan.
  6. Dubbelklicka på den grupp du vill lägga till, och klicka sedan på “OK”.
  7. Gruppen har nu hamnat i tidsschemat. Klicka på plustecknet bredvid gruppens namn, så expanderas listan och du kan se ett schema med information från gruppmedlemmarnas delade kalendrar. Observera dock att information endast kan visas från de gruppmedlemmar som själva valt att dela sin kalender.
  8. Klicka på knappen “Spara och stäng” när du är nöjd. Du kan nu när som helst återvända till detta sparade schema och få uppdaterad information genom att välja menyalternativet “Åtgärder” → “Visa gruppscheman…” i kalendervyn.
outlook-dela-kalender.txt · Last modified: 2008-04-30 17:55 by cr