User Tools

Site Tools


outlook

Table of Contents

This page in English

Outlook

Bakgrund

På våra arbetsdatorer används Office-programmet Microsoft Outlook som klient för e-post, och kalendrar med mera.

Om du är på resande fot och inte använder din arbetsdator, kan du ändå komma åt att läsa din e-post. Se sidan webmail för mer information om detta.

Använder du dock en arbetsdator är det rekommenderat att använda Outlook istället. Nedan finns mer information om hur man kommer igång med Outlook.

Använda Outlook för första gången

Outlook finns som en genväg på Start-menyn i Windows. Klicka på den för att starta programmet.

Vill du ha permanenta genvägar till programmet kan du högerklicka på ikonen du får fram och välja “Fäst på Start” respektive “Fäst i Aktivitetsfältet”.

För att konfigurera Outlook första gången kan du därefter följa följande guide på LU Support:

Adressboken

Adressboken i Outlook

Adressboken i Outlook har information på olika nivåer. Den högsta nivån heter ”Global adresslista” och innehåller all information som finns, användare, distributionslistor, låneutrustning och bokningsbara lokaler med mera.

Undernivåer

Den globala adresslistan har undernivåer vilket är praktiskt då denna översta nivå innehåller en stor mängd poster. De mest användbara nivåerna är:

Namn Innehåll
All Contacts Alla kontakter
All Distribution Lists Alla distributionslistor
All Employees Alla anställda. Bra lista!
All Rooms Alla bokningsbara rum/lokaler
All Students Alla studenter
All Users Alla studenter och anställda
LTH Bokning Låneutrustning och lokalbokning för LTH Gemensamt

Hitta distributionslistor (grupper) i adressboken

Alla listor börjar med ett så kallat underscore ”_”. För att till exempel hitta en sådan lista på LTH skriver du ”_lth och då visar listar som börjar med dom tecknen. Fortsätt skriva så begränsas sökresultatet ytterligare.

Ställa in vad adressboken visar vid start

Starta adressboken inifrån Outlook och gå till menyn ”Verktyg”. I drop-down fältet kan du välja vilken nivå som visas när adressboken startar.

Delad brevlåda

Funktionsadresser är praktiska att använda när flera personer ska använda adressen.

Läsa en funktionsadress i Outlook i Windows

Det finns två metoder att lägga till en delad brevlåda i Outlook: som ett nytt konto eller som ett tillägg på det befintliga kontot.

Metod Egenskaper
Nytt konto Kan skapa och redigera regler för kontot. Även “Snabbsteg” blir gemensamma för alla användare
Tillägg i befintligt konto Slipper gemensamma mappar i vänsterkolumnen. Kan inte redigera regler för kontot

Läsa en funktionsadress i Webmail

Fältet "Hemlig kopia"

Om du vill att någon ska få en kopia av ett brev, men där kopian inte ska synas, kan du ange detta i fältet “Hemlig kopia” när du skriver ett brev. Detta kräver dock att fältet “Hemlig kopia” är synligt, vilket det inte är som standard. Gör så här för att välja att visa fältet “Hemlig kopia”:

  1. Välj att skriva ett nytt e-postmeddelande (“Start” → “Ny e-post”).
  2. Välj “Alternativ” → “Hemlig kopia”.

Fältet "Från"

Många avdelningar använder en gemensam funktionsadress utåt, dit externa kan vända sig med ärenden via e-post. I dessa fall är det praktiskt om man anger samma funktionsadress som avsändare när man skickar utgående e-post som är relaterad till ett sådant ärende. Detta innebär att eventuella svar på brevet då kommer att skickas till den gemensamma funktionsadressen, istället för till dig som enskild handläggare. Detta har den fördelen att även dina kollegor kan se kommunikationen i ärendet, och därmed kanske kunna fortsätta handlägga ärendet om du inte skulle vara på plats.

För att kunna ange en annan avsändaradress krävs dock att fältet “Från” är synligt, vilket det inte är som standard. Gör så här för att välja att visa fältet “Från”:

  1. Välj att skriva ett nytt e-postmeddelande (“Start” → “Ny e-post”).
  2. Välj “Alternativ” → “Från”.

För att kunna skicka ett brev med en annan avsändaradress än din personliga, kräver Outlook att du har behörighet att göra detta för just den avsändaradress det gäller. Detta är en personlig behörighet, som LTH Support kan ge dig. Om du skulle ha problem med att du inte får lov att ange en funktionsadress som avsändaradress som du anser att du borde kunna göra, kontakta LTH Support och tala om vilken funktionsadress det gäller, så hjälper vi dig.

Frånvaromeddelanden

Om du av någon anledning inte kan besvara din e-post, till exempel vid semester, tjänsteresa eller i fall av sjukdom, är det bra om du har möjlighet att lägga in ett frånvaromeddelande. Personer som skickar e-post till dig får då automatiskt ditt frånvaromeddelande som svar. Endast ett e-postmeddelande skickas som svar, så det är ingen risk att samma person får dubletter av ditt frånvaromeddelande om personen skickar e-post till dig upprepade gånger.

Gör så här för att lägga in ett frånvaromeddelande:

  1. Välj “Arkiv” → “Automatiska svar” som i bilden bredvid.
  2. Klicka i alternativet “Skicka autosvar” och fyll i ditt frånvaromeddelande, så som du vill att det ska visas för personer som skickar e-post till dig.

    Om du även väljer alternativet “Skicka endast under det här intervallet” som i bilden nedan, kommer ditt frånvaromeddelande att endast skickas under den angivna tidsperioden. När tidsperioden löpt ut kommer systemet att automatiskt se till att frånvaromeddelandet inte längre skickas.

  3. Du kan om du vill, på fliken “Utanför organisationen” även fylla i ett annat frånvaromeddelande som visas för de som skickar e-post till dig från utanför Lunds universitet.

  4. Klicka på “OK” när du är klar. Ditt frånvaromeddelande är nu aktivt. Du kan när som helst ändra ditt frånvaromeddelande eller ta bort det genom att öppna “Automatiska svar” igen.

Tänk på att ett bra frånvaromeddelande bör vara kortfattat, men det bör samtidigt innehålla kortfattad information om åtminstone varför du är borta, när du beräknas återkomma, och till vem eller vilka som man ska vända sig istället under tiden.

Var noggrann när du fyller i ditt frånvaromeddelande – endast du kan redigera det! Se till att all hänvisningsinformation blir korrekt och att alla eventuella namn, information om anknytningar och e-postadresser stämmer. Skulle det visa sig att du är bortrest och hänvisningsinformationen i ditt frånvaromeddelande inte stämmer, kan inte dina kolleger ändra meddelandet, utan måste i så fall vända sig till LTH Support, som i sin tur måste byta ditt lösenord för att kunna komma åt att ändra ditt frånvaromeddelande.

Prenumererar du på olika externa e-postlistor bör du vara försiktig när du lägger in ditt frånvaromeddelande. Försäkra dig om att ditt frånvaromeddelande inte kommer att skickas till listan, genom att lägga in en speciell regel för listan i Frånvarohanteraren.

När skickas frånvaromeddelandet?

Frånvaromeddelandet skickas automatiskt som svar första gången någon kontaktar dig och du har ett visst frånvaromeddelande inlagt. När det frånvaromeddelandet har skickats, undantas just den avsändaren från att få frånvaromeddelandet fler gånger om denne skulle skicka fler brev till dig. Detta gäller fram till dess att du ändrar eller tar bort frånvaromeddelandet.

Ibland uppkommer frågan varför frånvaromeddelanden endast skickas första gången varje avsändare kontaktar dig. Detta är för att förhindra att situationer uppkommer då automatiska svar skickas fram och tillbaka i en slinga. Tänk dig att du har ett frånvaromeddelande som alltid skickas, och att någon annan, som också har ett sådant automatiskt svar som alltid skickas, skickar brev till dig. Då kommer automatiska svarsmeddelanden skickas som svar på andra automatiska svarsmeddelanden, fram och tillbaka med enorm hastighet och utan ände, och fylla brevlådor och överbelasta e-postsystem. Begränsningen med endast automatiskt svar första gången för varje avsändare, förhindrar att sådana situationer uppkommer.

Kalendern

Veckonummer

Outlook kan visa veckonummer i kalendern, men detta är inte aktiverat som standard. För att aktivera visning av veckonummer, se https://support.office.com/sv-se/article/Aktivera-eller-inaktivera-veckonummer-i-m%C3%A5nadsvyn-och-i-datumbl%C3%A4ddringen-194c16b6-c0be-4aad-a84a-2ad00f174e58.

Långsamt Outlook

Många meddelanden i inkorgen

Ibland kan Outlook upplevas som att det blir långsammare för var vecka som går. En vanlig orsak till detta är att det finns många meddelanden i inkorgen. Outlook blir helt enkelt långsamt om det finns tusentals meddelanden som ligger och skvalpar rakt upp och ner i inkorgen. I varje Outlook-fönster finns en siffra i hörnet längst ned till vänster (antal “objekt”) där du kan se hur många meddelanden som finns i den mapp som visas för tillfället.

Ett smidigt sätt att själv undvika att Outlook blir långsamt är att med jämna mellanrum rensa i inkorgen, antingen genom att ta bort meddelanden, eller, om man vill behålla dem, att ordna in dem i undermappar. Det är enkelt att skapa nya mappar i inkorgen. Högerklicka på inkorgen och välj alternativet “Ny mapp”. När mappen är skapad kan drar du sedan de meddelanden du vill flytta till den nya mappen.

Ett tips på en strategi är att skapa undermappar för olika år, och sortera in de gamla meddelanden som du inte behövt på länge och som ligger kvar i din inkorg, i en undermapp för respektive år.

E-postmeddelanden med bifogade filer

En annan orsak till att Outlook upplevs som långsamt kan vara att du har många stora e-postmeddelanden, vanligtvis brev med bifogade filer. Det kan vara i din inkorg, någon undermapp, men också i brev som du själv skickat och som automatiskt sparats under den särskilda mappen “Skickat”.

Ett enkelt sätt att hitta dessa är att leta upp den särskilda sökmappen för stora e-postmeddelanden, som finns under “Sökmappar” → “Med bifogade filer”. Ta bort de meddelanden i denna som du inte längre behöver, eller radera åtminstone de bifogade filerna i dessa.

Tänk på att e-post bäst lämpar sig för kommunikation i text, och inte för filöverföring. Du kanske kan använda en nätverksmapp eller en molntjänst för att dela med dig av dokument till dina kollegor?

Öppna i nytt fönster

Om du upplever Outlook som långsamt när du växlar mellan olika vyer, som till exempel när du växlar mellan Inkorgen, din kalender eller någon gemensam mapp, eller någon annan av de många vyer som finns i Outlook och som du kanske regelbundet använder, kan du testa tipset att istället öppna vyerna i nya Outlook-fönster istället.

På nästan alla objekt i Outlook kan man högerklicka och få upp alternativet “Öppna i nytt fönster”. Den vy du valde visas då i sitt alldeles egna Outlook-fönster. Det går att ha och behålla flera Outlook-fönster uppe samtidigt, vilket kan vara mycket praktiskt om man regelbundet besöker och använder vissa särskilda vyer i Outlook. Ofta går det mycket snabbare att växla mellan olika fönster, än att växla mellan olika vyer i ett och samma Outlook-fönster. Testa gärna!

Frågor och svar

Hur får jag kalendern i Outlook att visa veckonummer?

Jag tycker mitt Outlook är långsamt. Vad kan jag göra åt det?

Jag vill automatisk filtrera vissa typer av mail och flytta in dem i särskilda mappar. Hur gör jag?

Jag vill automatiskt flytta brev som märkts som skräppost till mappen "Skräppost". Hur gör jag?

Outlook fyller inte längre automatiskt i några e-postadresser när jag skriver in början på dem i adressfältet. Hur löser jag det?

Jag vill att Outlook även ska leta bland mina kontakter, och inte bara i adressboken, när jag väljer mottagare. Hur löser jag det?

Hur skapar jag en egen, personlig distributionslista i Outlook?

Jag vill använda en gemensam adresslista för att göra ett utskick. Hur löser jag det?

Jag vill göra ett e-postutskick till studenter. Hur gör jag?

Jag har fått skräppost (spam). Vad gör jag åt det?

Jag får felmeddelandet "Misslyckad klientåtgärd" när jag försöker skicka ett brev. Vad beror det på?

Hur delar jag med mig av min kalender, och hur kommer jag åt andras delade kalendrar?

Hur kommer jag åt en Google-kalender i Outlook?

Min kollega är sjuk eller har slutat. Hur kommer jag åt dennes personliga e-postbrevlåda?

Support

Hittar du inte svaret på din fråga? Tänk på att lösningen på många allmänna problem i Outlook finns beskriven på LU Support. Skulle du inte hitta svaret på din fråga där, kontakta gärna LTH Support.

Felanmälan

Huvudansvarig för att hantera ärenden som rör e-postadresser är LDC. Kontakta därför ServiceDesk i de flesta sådana ärenden.

Övriga ärenden kan du kontakta LTH Support om.

outlook.txt · Last modified: 2017-09-18 11:17 by cr