User Tools

Site Tools


office-till-pdf

Spara Office-dokument i PDF-format

I Office 2007 finns det ett enkelt sätt att ifrån alla Office-programmen spara dokument i PDF-format. Det rekommenderas att spara dokument i PDF-format, om de ska distribueras och mottagaren bara behöver kunna öppna dokumentet och eventuellt skriva ut det, men inte behöver kunna redigera dokumentet.

Gör så här för att spara en kopia av ett dokument i PDF-format (bildexemplet nedan visar hur det ser ut i Word 2007):

  1. Klicka på den runda Office-knappen i övre vänstra hörnet.
  2. Klicka på pilknappen bredvid alternativet “Spara som”.
  3. Välj alternativet “PDF eller XPS”.
  4. Ange ett lämpligt filnamn. Alternativen “Öppna fil efter publicering” kan du låta vara ikryssat om du vill granska PDF-dokumentet direkt, och alternativet “Optimera för” kan behålla standardinställningen “Standard (publicera online och skriv ut)”. Klicka sedan på knappen “Publicera”. Klart!
  5. Om du valde “Öppna fil efter publicering”, öppnas nu automatiskt ett PDF-visningsprogram som visar det resulterande PDF-dokumentet.

PDF/A

Vi har angett att dokument som sparas som PDF inifrån Office 2007, sparas som standard i formatet PDF/A (“PDF Archive”) om man inte själv anger något annat. Detta eftersom det är formatet PDF/A som är rekommenderat för arkivering i bland annat DFS. Om du följer anvisningarna ovan för att spara ett dokument som PDF ifrån Office-programmen, sparas alltså det resulterande dokumentet som ett PDF/A-dokument, om du inte anger något annat.

Om du inte vill spara som PDF/A

Om du av någon anledning inte vill spara dokumentet som PDF/A, utan som ett vanligt PDF-dokument (mindre filstorlek), tryck på knappen “Alternativ…” innan du sparar i steg 4 ovan, och ta bort krysset för alternativet “ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)”. Se bilden nedan.

Kontrollera att ett dokument är PDF/A

Om du vill kontrollera att ett PDF/A-dokument är PDF/A, öppna det i Adobe Reader, Adobe Acrobat eller PDF-XChange. Om dokumentet är PDF/A visas en blå informationsruta med texten “Dokumentet visas i PDF/A-läge” och det finns även i kolumnen till vänster en PDF-ikon med ett informationstecken, som i bilden till höger. Klicka på informationsikonen.

En informationsflik visas nu, med information som talar om ifall dokumentet uppfyller kraven för PDF/A. Se bilden till höger.

office-till-pdf.txt · Last modified: 2014-03-26 10:42 by cr