User Tools

Site Tools


box

This page in English

Box

Box är en webbaserad tjänst för att lagra och dela dokument och filer i moln.

Mer information

Box är en webbaserad tjänst för att lagra och dela dokument och filer i moln. Se www.box.com/business/features/.

Hela universitetssverige har via samarbetsorganet SUNET tecknat ett avtal och lanserat en tjänst som bygger på Box. Se www.sunet.se/Tjanster/SUNETs-tjanster-/SUNET-Box.html. Denna tjänst finns genom detta samarbete i sin tur också tillgänglig vid Lunds universitet. Nedan kallas LU:s Box-tjänst enbart för “LU Box”.

Det primära skälet till att denna tjänst upphandlades via SUNET var att få till en webbtjänst som uppfyller de lagkrav som ställs på en svensk myndighet och då särskilt med avseende på personuppgiftslagen. I upphandlingen har noggrant säkerställts att den slutliga tjänst som presenteras uppfyller lagkraven.

Box uppfyller alltså kraven som ställs i personuppgiftslagen när det gäller lagring av personuppgifter. Box är därmed ett alternativ till OneDrive som numera också uppfyller dessa krav.

Observera att den konkurrerande tjänsten Dropbox inte uppfyller lagkraven enligt personuppgiftslagen. Du får därför inte använda Dropbox till att lagra eller sprida dokument eller filer som innehåller personuppgifter. Samma sak gäller Google Drive, iCloud och andra konkurrerande molntjänster.

Observera vidare att även denna tjänst, precis som många andra liknande onlinetjänster (molntjänster), bygger på en tjänst hos en extern leverantör, där filerna lagras utanför universitetet hos den externa leverantören. Enligt universitetets riktlinjer för informationssäkerhet, får inte informationen som har skyddsvärde för universitetet, medarbetare eller annan lagras utanför universitetet. Detta betyder att för dokument som har skyddsvärde får inte ens denna tjänst användas. Se skyddsvärd information.

När bör jag använda denna tjänst?

  • Du kan använda denna tjänst om du i ditt arbete har behov av en webbaserad onlinetjänst för att lagra och sprida dokument och filer. Använd aldrig Dropbox, Google Drive eller iCloud eller någon annan onlinetjänst om det finns risk att dokumenten kan innehålla personuppgifter. För offentliga saker, dvs allt som lika gärna skulle kunnat ligga publikt på webben, har det ingen betydelse, men för allt som kan innehålla personuppgifter är det endast tjänster som uppfyller krav i den svenska personuppgiftslagen som är tillåtna att använda.

När bör jag inte använda denna tjänst?

  • Du bör inte använda en sådan här tjänst om du inte har behov av funktionaliteten i en sådan här tjänst. Handlar det exempelvis om offentligt material som är avsett för läsning, så bör det istället ligga på webben.
  • Använd inte en sådan här tjänst för långtidslagring av dokument. Filer och dokument som du lägger på denna tjänst ägs av dig, både nu och framöver, och ligger på en extern server hos en tredje part. Detta kan ställa till problem om en kollega i framtiden skulle behöva ta över dina dokument. Diariet/DFS eller en lokal filserver på ditt kansli eller din institution är bättre alternativ för långtidslagring.
  • Du får inte använda denna tjänst, eller någon som helst annan tjänst där dokumenten lagras utanför universitetet, om dokumenten har skyddsvärd information enligt universitetets riktlinjer för informationssäkerhet, InfoSäk A. I dessa fall får dokumenten endast lagras på servrar som ägs och finns inom universitet. Skyddsvärd information kan innefatta både sådant som omfattas av sekretess eller annan information där någon individ, universitet eller en tredje part skulle kunna lida skada om informationen läckte ut.

Vad kostar det?

Användningen av LU Box är tyvärr förenad med en liten avgift. Denna betalas av fakulteten per användare som utnyttjar tjänsten.

Tjänsten aktiveras därför inte per automatik, men har du behov av tjänsten är det självklart att du ska aktivera och använda den. Se nedan för hur du går tillväga.

Så här gör du

Det första du behöver göra, om du inte använt LU Box tidigare, är att skapa ett konto.

Skapa ett konto

  1. Surfa in på https://lu.box.com.
  2. Läs all text på sidan noga. Klicka därefter på “Continue”. box-1.jpg
  3. I rullisten, välj “Lunds universitet”. Bocka i “Kom ihåg mitt val”. Klicka på “Välj”. box-2.jpg
  4. Logga in med ditt Lucat-ID och ditt Lucat-lösenord. Tryck på “Logga in”.
  5. Du har nu skapat ett LU Box-konto.

Vidare guider

Det finns många guider om LU Box på LU Support. Du hittar också direktlänkar till dem under dokumentation nedan.

Frågor och svar

Hur mycket får jag lagra? Totalt skall inte lagringen överstiga 20 GB. Behöver man mer utrymme så kontaktar man Servicedesk på telefon 29000 eller Servicedesk@lu.se.

Kan jag synkronisera filerna till min egen dator? Ja, programmet Box Sync gör detta. Installera programmet via Software Center.

Vad händer med mina lagrade dokument? Dokumenten lagras på servrar som Lunds universitet inte har fysisk tillgång till utan hos en extern leverantör (Box.com) som har avtal med SUNET. Svensk lagstiftning gäller för avtalet och Lunds universitet äger all information men företaget som står för tjänsten har teknisk tillgång till de dokument som lagras. Därför skall man som alltid vara försiktig med känslig information och man skall kryptera filer med känsliga uppgifter INNAN de synkroniseras via tjänsten. Tyvärr kommer det göra det svårt att bibehålla möjligheterna att läsa dokument på olika plattformar samtidigt. Enligt universitetets riktlinjer för informationssäkerhet (InfoSäk A) får inte informationen som har skyddsvärde för universitetet, medarbetare eller annan lagras utanför universitetet. För mer information läs vidare i universitets riktlinjer för informationssäkerhet (länk http://www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/riktlinjer- informationssakerhet_0.pdf)

Kan lärosätet/LTH Support komma åt mitt konto? Ja, administratörerna kan komma åt dina filer

Vad händer med mitt konto när jag slutar som anställd? Kontot låses och dokumenten ej längre tillgängliga

Vad händer om jag försöker lagra mer än mina 20 GB? Vid uppladdning via webbrowser kommer ett felmeddelande upp om att gränsen är uppnådd. Vid uppladdning genom synkronisering av folder kommer inget felmeddelande, men uppladdningen kommer inte att genomföras.

Hur fungerar quota för gruppkataloger? Alla kataloger ägs av den användare som skapar den. Om en person skapar och delar ut en katalog till en grupp räknas alla filer i den katalogen på personens quota.

Stöd för Linux? Det finns inte någon synk-klient till Linux, men däremot kan man använda WebDAV: Först måste du sätta ett “Box-lösenord” på ditt konto (DAV är inte SSO-enableat), sen kommer du åt dina filer via lu.box.com/dav med https och port 443.

Vad händer om jag byter enhet (iPhone, iPad) eller får den stulen? På enheter du loggar in ifrån lagras skyddad autentiseringsinformation och du måste aktivt plocka bort enheten via webbgränssnittet när du inte längre vill att enheten ska komma åt dina dokument.

Hur delar jag dokument med personer som ej är anställda vid Lunds universitet? Samtliga lärosäten i Sverige har möjlighet att ansluta sina anställda (och studenter) och ett flertal har valt att ansluta sig till tjänsten. Det går utmärkt att dela dokument med dessa personer och att dela ut rättigheter på kataloger eller enskilda dokument genom att ange deras epostadresser. Om man vill dela dokument med personer på icke anslutna lärosäten alternativt privata företag får man antingen dela ut dokument utan att kräva inloggning (endast läs-rättigheter rekommenderas) annars får dessa personer skapa ett gratiskonto och då kan man dela dokument på samma sätt som ovan. Man skall inte dela ut fler och högre rättigheter på fler kataloger och filer än nödvändigt och inte heller glömma att plocka bort rättigheter som inte längre behövs.

Dokumentation

Samtliga dessa instruktioner finns tillgängliga på LU Support under rubriken LU Box, men nedan har vi för enkelhetens skull samlat direktlänkar till de viktigaste guiderna:

Support

Se först och främst Dokumentation ovan. Behöver du mer hjälp med LU Box, kontakta Servicedesk.

box.txt · Last modified: 2017-09-18 12:32 by cr